ERP (KURUMSAL KAYNAK PLANLAMA) NEDİR?

ERP (Enterprise Resource Planning – Kurumsal Kaynak Planlaması) kısaltmasındaki en önemli harf “E” harfidir. ERP nedir diye sorduğumuzda en önemli özelliği, firmanın bütün departman ve fonksiyonlarını tek bilgi sistemi içinde birleştirmeye çalışmasıdır.

ERP’nin bu entegrasyon yaklaşımı olağanüstü tasarruflar sağlamasının yanında çalışma hızını da arttırır. Diğer yandan ERP yazılımları bölümler arası entegrasyonu ve işletme içinde dolaşan bilginin kalitesini de yükseltir.

Kurumsallaşma; kurumsal olmak hakkında internet üzerinde bir araştırma yaptığınızda komik, yanıltıcı, eleştirel birçok yazıya rastlayabilirsiniz. “Kurumsallık” bir firmanın sürdürülebilir yönetim ortamı içinde hem dış hem de iç ilişkilerinde operasyonel mükemmellik seviyesi olarak tanımlanabilir. Aile şirketleri de kurumsal olabilir, kime ait olduğu belli olmayan şirketlerde son derece az kurumsal davranabilir.

ERP ve Kurumsallaşmanın ilgilisi nedir?

Nedir ERP’den beklenen: ERP’den beklenmesi gerekenin, firmaların operasyonel mükemmellik çalışmasına olumlu katkıda bulunması, onların iç ve dış ilişkilerini doğru bilgi ile düzenlemesi, hızlandırmasıdır. İşte bu nedenle bizce ERP çalışması ile kurumsallaşma çalışması iç içe yürütülmesi gerekir, önce biri sonra diğeri şeklinde gerçekleştirmeye çalışmak gereksiz zaman kaybıdır.

ERP nedir sorusunun birçok cevaplama şekli olabilir. Ancak genel olarak ERP yazılımları ile yapılan iş, iyileştirme ve standartlaşma çabalarının bir parçasıdır. ERP nedir sorusunun ötesinde kullanıcının işine yarayacak esas soru ERP yazılımı kullanımı ile neyi hedefliyoruz olmalıdır.

ERP şirketinizin performansını arttırır, kurumsal davranış biçimini geliştirir

ERP bir entegrasyon yaklaşımıdır. Peki niçin entegre etmeye, farklı çalışmaları veya bilgi kümelerini bir biri ile konuşturmaya çalışıyoruz?

Bunun cevabı ERP yazılımı ile tekrarlardan kurtulmaktır. Dolayısı ile tekrarların yaratacağı hatalardan arınmak, ERP sistemi ile zaman kazanmak ve doğru kararları daha hızlı verebilmektir.

ERP yazılımı ile entegre bir model hayal örnekleyelim:

ERP sistemi sayesinde, sipariş girişi esnasında depo mevcudu – üretilmekte olanlar – müşteriye ait finansal bilgiler bir arada göründüğünde satış bölümünün müşteriye vereceği hizmet hem daha hızlı hem daha kaliteli olacaktır.

Hizmet daha kaliteli olurken çalışanların görev tanımları da değişmektedir. Böyle bir sistemde ERP ile entegre olunmasının sonucunda, satış temsilcisinin tek görevi siparişi bir kağıda yazmak değil, siparişi tümüyle değerlendirmektir.

Çalışma biçiminiz, ERP entegrasyonu derinleştikçe değişecektir. ERP yazılımı kullanımı beraberinde firmanızın işleyişi standartlaşacak, denetimi ve izlenmesi kolaylaşacak, iş yükü tüm şirket üzerine dağılacağı için bireysel kurtarıcılar yerine takım oyunu ortaya çıkacaktır. ERP entegrasyonu ile aslında özlenen, yönetilebilir kurumsal firma profiline doğru ilerlersiniz…

Ancak hem işletme içinde entegrasyonu hem de ERP yazılımı ile gerçekte olanların entegrasyonunu sağlamak söylendiği kadar kolay gerçekleşmez, sistem içinde yer alan herkesin doğru zamanda doğru bilgiyi aktarması başlangıçta pek mümkün olmaz; bu noktada ERP sisteminin en iyi yanlarından biri size yardımcı olacaktır.

ERP, şirketinizi şeffaflaştırır, bu sayede aksilikler çok çabuk ortaya çıkar ve üzerinden fazla zaman geçmeden düzeltilmesi sağlanmış olur. Hatasından ders alıp onu hızlı düzeltmek işini iyi yapmak isteyen bir kurumdan beklenmesi gereken şey değil midir?

ERP Projesi Ne Kadar Sürer?

ERP projesi ile operasyonel mükemmellik çalışması iç içe olduğu için aslında hiç bitmez. Ancak ERP projelerinde, ERP yazılımının işlerliğinin giriş ve yaygınlaştırma bölümlerini bir takvime bağlayabilirsiniz. ERP entegrasyonu ile gelişme bölümü ise iş hayatınız boyunca devam edecektir.

ERP yazılımının giriş ve yaygınlaştırma aşamaları yapılacak işin büyüklüğüne, kadronuzun zenginliğine ve bu işe ayıracağınız süreye göre değişir. Bir fikir vermek gerekir ise 15-30 kullanıcılı bir ERP projesinin giriş kısmının 1-3 ay sürmesi normaldir. ERP’nin işletme içinde yaygınlaştırma adımının da bir 3 ay daha sürmesi kabul edilebilir bir süredir.

ERP projelerinde yapılacak işi tarif edemediğiniz durumda ise süre tamamen belirsizleşir. Bu nedenle çalışma sisteminizi basitleştirip hedefinizi netleştirerek ERP çalışmasını yürütmelisiniz. Ancak işler genellikle böyle yapılmaz.

“Eline güçlü bir ERP yazılımı geçiren şirket daha karmaşık iş süreçleri tarif etmeye veya en kötüsü edememeye başlayabilir.”

Açıkların yazılım veya yazılımcılar tarafından kapatılabileceği düşünülür daha doğrusu buna inanılmak istenir. Ancak unutulmamalıdır, açıklar fiziksel dünyaya aittir, ERP yazılımının olduğu bilgisayar sistemine değil. Yol uzar, ERP projesine ilgi dağılır, bir süre sonra nerede yürüdüğünüzü bile hatırlamaz hale gelirsiniz. Süreç analizi … sipariş geliyor – iş emri açıyoruz – sevkiyat – fatura şeklinde yapıldığında bir birinden farklı şirket mi var!.

“ERP projelerine başlarken süreç analizi ve süreç basitleştirme başlangıçta düşünülse de bir an önce başlama heyecanı içinde çoğunlukla unutulur … ama siz unutmasanız iyi olur.”

Zaten önemli olan ERP projenizin ne kadar süreceği değildir. Çünkü ERP uygulaması firmanızın iyileştirme çalışmalarının bir parçası olmalıdır ve iyileştirme çalışmaları hiç bitmez. Asıl önemlisi bu çalışmayı niçin yaptığınızı iyi anlamanız, hedefe odaklanmanız ve işinizi geliştirmenizdir.

Unutmayın, sizden sonraki nesiller sizden doğru dürüst çalışan, kurumsal bir şirket beklemektedir.

İyileştirme Nereden Başlamalı?

Düzgün çalışan, sürdürülebilir yönetime sahip şirket olabilmek için nereden başlamalı?

Bu sorunun cevabı çok belli ama hiç kimse başkalarının cevabı ile işe başlamamalı, kendi cevabını kendisi bulmalı. Ancak bu sorunuzun cevabını bulmanıza çok katkıda bulunacak bir senaryomuz var.

Diyelim ki size piyangodan iyi bir para çıktı. Bununla bir şirket satın almak için danışman şirket ile görüştünüz ve kendinize ait bir şirket olduğunu onlara söylemediniz. Bir süre sonra sizin şirketinizi size satmak istediler (çünkü size ait olduğunu bilmiyorlar), şimdi fiyatı düşürmek için bulacağınız bütün gerekçeleri yok ederek işinize başlayabilirsiniz.

kaynak:Temel Teknoloji